Giống như bất kỳ doanh nghiệp hoặc tổ chức nào khác, giao tiếp tốt là chìa khóa thành công của trường học. Với rất nhiều người tham gia vào một cộng đồng học tập – nhân viên, lãnh đạo, phụ huynh, học sinh – và một thế giới bận rộn hơn bao giờ hết, vấn đề giao tiếp không chỉ là trao đổi sao cho tốt, mà còn mang tính bắt buộc. Dưới đây là một số ý tưởng có thể sử dụng ngay để cải thiện năng lực giao tiếp trong trường học.
Hoàn thiện website của trường bạn và sử dụng phương tiện truyền thông xã hội
Các website đã nhanh chóng trở thành trung tâm thông tin và truyền thông không thể thiếu của trường học. ThoughtCo nhấn mạnh rằng các website của trường học gây ấn tượng đầu tiên cho cộng đồng và các gia đình có ý định tìm hiểu, nó đóng vai trò là nguồn thông tin trung tâm. ThoughtCo cũng chỉ ra rằng những website đó có thể truyền đạt hiệu quả tầm nhìn và sứ mệnh của nhà trường, đặc thù và dịch vụ cho mỗi bên liên quan. Trên thực tế, website là bộ mặt của nhà trường. Với rất nhiều nền tảng thiết kế website miễn phí hoặc giá cả phải chăng (Wix, Google Site, BigDrop, Weebly, SquareSpace), bạn có thể cho ra đời một website đẹp và cập nhật, đáp ứng được sự kỳ vọng của toàn trường. Ngoài ra, giờ đây, truyền thông qua Facebook, Twitter và Instagram đã trở nên phổ biến đối với các trường học. Phụ huynh, giáo viên và học sinh có thể theo dõi trên các mạng xã hội đó để xem ảnh, thông báo và thông tin được cập nhật hàng ngày.
Bí quyết chuyên nghiệp: Chỉ định một hoặc hai người làm quản trị viên của website để tổ chức và cập nhật thông tin lên đó. Tạo một hệ thống cho nhân viên và học sinh chia sẻ ảnh, thông báo hoặc thông tin mới để đăng tải trực tuyến. Website nên là gương mặt đại diện cho nhà trường, vì vậy hãy dành thời gian để thiết kế chỉn chu. Nếu bạn cần sợ trợ giúp thì các ứng dụng như Fiverr có thể cung cấp thiết kế logo và sáng tạo với chi phí rất thấp. Trên các phương tiện truyền thông xã hội, tài khoản của nhà trường không nên theo dõi phụ huynh hoặc học sinh để duy trì sự riêng tư và tránh rắc rối.
Tập trung vào sự trung thực và minh bạch
Sự lãnh đạo hoàn toàn từ trên xuống đôi khi tạo khoảng cách. Khi một nhân viên trong trường cảm thấy không được tham dự vào các quyết định hoặc vấn đề ảnh hưởng đến nhà trường, họ sẽ cảm thấy bức bách. Walter Brown, phó giám đốc Sở Giáo dục Thành phố New York nói rằng: “Cần tạo dựng và lan tỏa niềm tin trong một tổ chức. Thành viên của một cộng đồng chỉ có thể phát triển và học hỏi trong một môi trường an toàn. Sự minh bạch có thể được thực hiện bằng cách truyền đạt rõ ràng mọi sự thay đổi đến toàn trường. Điều này sẽ giúp nhân viên cảm thấy yên tâm hơn.” Cuộc trò chuyện có thể nhanh chóng khiến một cộng đồng trường học mất lòng tin. “Khi các lãnh đạo trường học chọn những thông tin “long lanh” để truyền đạt, người nghe sẽ tiếp nhận nó cùng với phiên bản thực tế của chính họ, điều này có thể dẫn đến sự tưởng tượng tràn lan”, ông Brown nói. Xem nhân viên của bạn như những cộng sự cùng tư duy và thiết kế, thay vì để họ chạy theo bạn. Khi đó, bạn – lãnh đạo – sẽ được hỗ trợ nhiều hơn và nhân viên của bạn sẽ được đầu tư nhiều hơn. Ý tưởng này cũng mở rộng ra việc chia sẻ thông tin với học sinh và phụ huynh, giúp tất cả các bên liên quan đều được tham gia quyết định.
Bí quyết chuyên nghiệp: Phân công các thành viên trong ban lãnh đạo phổ biến thông tin và đưa ra quyết định. Thường xuyên ra khỏi văn phòng của bạn để nói chuyện với nhân viên trong lớp học hoặc tiền sảnh, thay vì ngồi ở bàn làm việc mà chỉ đạo. Thiết lập các hệ thống chia sẻ thông tin và nhận phản hồi về các quyết định và chính sách.
Bỏ email và bắt đầu một blog hàng tuần
Thay vì một bản tin, một tin nhắn của hiệu trưởng hoặc hàng trăm email một lần trong tuần, hãy tạo một blog hoặc bản tin cộng tác cho phép mọi người – từ giáo viên và giám thị đến cố vấn và trợ giảng – chia sẻ tin tức, thông báo, hình ảnh. Người đóng góp có thể gửi email đến biên tập viên hoặc điền vào một biểu mẫu đơn giản để chia sẻ những đóng góp của họ hàng tuần. Các bản tin có thể mở rộng ra ngoài nhà trường hoặc nội bộ nhân viên, nó tạo điều kiện cho giáo viên, học sinh và phụ huynh lên tiếng – nó như một ô cửa mà ta có thể nhìn thấy mọi hoạt động của nhà trường qua đó! Hãy khiến cho các thành viên trong cộng đồng cảm thấy được tôn trọng bằng cách chia sẻ những điều tuyệt vời mà họ làm.
Sử dụng công nghệ hiện đại để liên lạc với phụ huynh
Thư tay không còn là phương tiện tốt nhất để liên lạc với các bậc phụ huynh bận rộn. Tuy nhiên, gia đình vẫn là một thành phần quan trọng cho sự thành công của học sinh. Theo Liên minh Quốc gia về Sự tham gia của Phụ huynh vào Giáo dục, “việc phụ huynh quan tâm sát sao đến giáo dục là rất quan trọng. Bất kể thu nhập hay lý lịch của họ, học sinh có cha mẹ quan tâm đến việc trường lớp của con nhiều khả năng đạt thành tích cao hơn, đi học đều đặn, có kỹ năng xã hội tốt hơn, tiến bộ và thích nghi tốt với trường học.” Dữ liệu mới từ Dự án Speak Up Research Project cho thấy phụ huynh muốn “các phương thức giao tiếp thuận tiện và thích nhận thông tin qua email hoặc văn bản, thay vì phải tìm kiếm nó trên phương tiện truyền thông xã hội và trang web. Rất may, có rất nhiều ứng dụng giúp việc liên lạc ngày nay trở nên dễ dàng.
Bí quyết chuyên nghiệp: Dưới đây là một số ứng dụng giúp bạn thuận tiện trong việc liên lạc với phụ huynh ngay trên điện thoại của mình: Remind, Skedula/Pupil Path, Bloomz, SimplyCircle, ClassDojo, SeeSaw, and BrightWheel. Permission Click là một số công cụ đặc biệt thú vị cho phép phụ huynh ký xác nhận cho con đi thực địa ngay trên điện thoại của họ – và chúng miễn phí!
Thay thế các cuộc họp nhân viên không cần thiết bằng các công cụ liên lạc từ xa
Các cuộc gặp mặt trực tiếp mất thời gian và không phải lúc nào cũng cần thiết – hãy nhớ xem đã bao lần bạn ngồi họp và tự nhủ: “Họp thế này thà email cho rồi”. Có rất nhiều công cụ dành cho các cuộc họp và thảo luận trực tuyến, nhân viên nhà trường có thể liên lạc tích cực mà không cần sắp xếp lịch trình bận rộn vô cùng của họ để về họp. Nhóm chat, các cuộc họp ảo và quản lý trực tuyến là điều khả thi.
Bí quyết chuyên nghiệp: Có nhiều ứng dụng giúp bạn dễ dàng trao đổi với nhân viên và đồng nghiệp trong suốt tuần học bận rộn. Dưới đây là một số ứng dụng tuyệt vời: Google Hangouts, Slack, Twitter Chat, Facebook Group, Today’s Meet.
Mời các cố vấn trường học
Mặc dù các cố vấn cần duy trì bảo mật về các buổi họp với học sinh, họ có thể chia sẻ thông tin hữu ích với nhà trường và phụ huynh để đảm bảo học sinh được hỗ trợ tốt. Cố vấn nên đóng vai trò quan trọng trong các quy trình kỷ luật của nhà trường và có thể thông báo cho nhân viên về các yếu tố thúc đẩy hành vi, giám sát, đề xuất phương pháp hòa giải và hỗ trợ giáo viên thông qua phát triển chuyên môn. Các cố vấn có thể minh bạch hóa các vấn đề phổ biến mà họ đang gặp với học sinh và đề xuất phương pháp hỗ trợ từ giáo viên, nhân viên nhà trường. Child’s Work Child’s Play nhấn mạnh rằng các cố vấn phải “luôn mời giáo viên tham dự thảo luận nếu kết quả ảnh hưởng đến lớp học của họ. Nếu bạn không muốn bị coi như người người ngoài cuộc ở trên lớp, đừng hành động tương tự”. Mối quan hệ tốt giữa các cố vấn, lãnh đạo, giáo viên và nhân viên nhà trường đảm bảo kết quả tốt nhất có thể cho học sinh.
Bí quyết chuyên nghiệp: Mời các cố vấn tham gia Giờ lập kế hoạch chung, họp phụ huynh và họp nhân viên. Họ nên đóng một vai trò tích cực trong các buổi phát triển chuyên môn và các bản tin nhân viên với thông tin hỗ trợ các nhu cầu cảm xúc xã hội của học sinh.
Dành thời gian cho các cuộc họp nghiêm túc
Nhiều công ty hiện nay họp vào các buổi sáng hoặc mỗi tuần tổ chức một buổi thảo luận nhóm. Các giáo viên thường có một lịch trình họp hành dày đặc nhưng một vài người vẫn sẵn lòng thảo luận. Nhân viên nhà trường thường xuyên cảm thấy mình bị lạc lõng so với các phòng ban hoặc các tổ chuyên môn. Dành tối đa 15 phút mỗi ngày hoặc mỗi tuần cho một cuộc trò chuyện nhóm để nhân viên chia sẻ với nhau về công việc, tư vấn, đặt câu hỏi và đưa ra giải pháp.
Bí quyết chuyên nghiệp: Thiết lập lịch trình và các nguyên tắc chung để tránh tình trạng họp hành lộn xộn. Khuyến khích chia sẻ ý tưởng và giải pháp, thay vì chỉ đơn thuần nêu vấn đề và khiếu nại. Các thành viên nên được luân phiên điều hành các cuộc họp. Họp nhanh mà vẫn hiệu quả để các thành viên tin rằng họ không lãng phí thời gian. Bạn cũng nên chuẩn bị đồ uống đơn giản để tạo không khí thoải mái.
Đặng Thanh Hiền – Táo Trường Học dịch
Tác giả: Jennifer L.M. Gunn
Nguồn: education.cu-portland.edu
Jennifer L.M. Gunn đã dành 10 năm để xuất bản báo và tạp chí trước khi chuyển sang lĩnh vực giáo dục công cộng. Bà là một nhà thiết kế chương trình giảng dạy, chuyên viên đào tạo và giáo viên trung học ở thành phố New York. Bà cũng là người đồng sáng lập Hội nghị Giáo dục EDxEDNYC hàng năm về đổi mới do giáo viên lãnh đạo và thường xuyên trình bày tham luận tại các hội nghị về các chủ đề như xóa mù chữ cho trẻ vị thành niên, lãnh đạo và đổi mới giáo dục.
